Zarządzanie czasem handlowca — dlaczego większość dnia nie jest sprzedażą

Gdyby zapytać handlowca, ile czasu w tygodniu spędza na rozmowach z klientami i przygotowywaniu ofert, odpowiedź często będzie zawyżona względem rzeczywistości. Znaczna część dnia znika na czynnościach administracyjnych, które nie wymagają umiejętności sprzedażowych, ale i tak muszą zostać wykonane.

Gdzie realnie ucieka czas

• Ręczne przepisywanie danych z jednego miejsca do drugiego (np. z notatek do oferty, z oferty do arkusza sprzedaży).
• Szukanie informacji — historii kontaktu z klientem, poprzedniej wyceny, ustaleń sprzed miesiąca, rozproszonych po mailach i notatkach.
• Poprawianie ofert po znalezieniu błędu w cenie albo nieaktualnych danych firmy.
• Przypominanie sobie, do kogo trzeba dziś wrócić z follow-upem, zamiast systemu, który by to przypomniał sam.

Czas administracyjny nie zawsze da się wyeliminować, ale można go skrócić

Nie każdą czynność administracyjną da się usunąć — dane trzeba gdzieś zapisać, ofertę trzeba przygotować. Chodzi o to, żeby te czynności zajmowały minuty, nie godziny. Różnica między ręcznym przepisywaniem cen z cennika do oferty w Wordzie a wybraniem pozycji z gotowego katalogu to nie kwestia stylu pracy — to realna różnica w liczbie godzin w tygodniu.

Multitasking między narzędziami kosztuje więcej niż się wydaje

Przełączanie się między arkuszem z cenami, osobnym programem do wystawiania ofert, kalendarzem i pocztą mailową to nie tylko strata czasu na samo przełączanie — to też ryzyko błędu przy każdym przepisaniu danych z jednego miejsca do drugiego. Im więcej narzędzi w tym samym procesie, tym więcej miejsc, w których coś może zostać przeoczone.

Jak sprawdzić, gdzie realnie znika czas w Twojej firmie

Prosty, tygodniowy dziennik czasu (nawet ręcznie, w notatniku) — co pół godziny zapisz, czym się właśnie zajmowałeś — często ujawnia zaskakujące proporcje. Zanim zdecydujesz się zainwestować w narzędzia czy zmiany procesu, warto wiedzieć, gdzie realnie znika czas, zamiast zgadywać na podstawie ogólnego wrażenia.